Pour diverses raisons, j’ai été amenée dernièrement à faire quelques recherches sur les logiciels de GED. Je vous fait part, pèle mêle de mes découvertes sur un sujet pas si évident que ca. Petit point sur les logiciels de gestion de documents.
Qu’est ce que la GED?
Certains l’appellent archivage électronique, logiciel de gestion de documents, Electronic Content Management (pour les anglophones)… GED signifie Gestion Électronique de Documents. Il s’agit d’un logiciel qui vous permet de classer et de retrouver vos documents informatiques. Non seulement, vous avez un accès plus rapide à l’information que vous recherchez, mais en plus vos collaborateurs (les personnes de l’entreprise) bénéficient de cet accès simplifié à l’information. L’objectif étant bien sûr de gagner un temps précieux dans vos échanges internes.
Le logiciel d’archivage électronique intervient dans toutes les étapes de la vie document : classement, évolutions (travail collaboratif), et suppression.
Comment choisir une solution de gestion de documents ?
Le premier critère à prendre en compte est la taille de votre entreprise : le nombre de documents à traiter, le nombre de personnes susceptibles d’avoir à les consulter et à interagir sur ces documents. Certains logiciels de gestion documentaire prévoient des versions différentes, selon la taille de l’entreprise. Bien entendu, les coûts peuvent alors varier. Renseignez-vous, notamment si vous pensez que votre entreprise peut avoir à évoluer et grandir dans le futur.
Le second point à considérer dans le choix de votre solution GED, est la nature des documents à classer. La plupart des logiciels proposent la gestion des documents textes et tableurs. Toutefois, vous pouvez également avoir à traiter des documents manuscrits. La solution devra donc comporter une option OCR (reconnaissance des caractères). Finalement, si vous travaillez avec une grande quantité de documents vidéo ou audio, notez qu’il existe des solutions spécifiques existes.
Chaque cas étant particulier (taille et profil de votre structure, type de documents utilisés, etc.), le travail de recherche de la solution GED la plus efficiente peut être long. D’autant plus qu’il existe sur le marché un grand nombre d’acteurs proposant des services et des tarifs très variés. L’idéal reste donc de pouvoir tester gratuitement chez vous quelques solutions. Vous devez pouvoir juger de la simplicité d’installation et d’utilisation. J’insiste sur la simplicité d’utilisation qui est selon moi, le critère numéro d’une GED de qualité. En effet, la solution doit vous apporter un réel gain de temps. Si une partie de vos collaborateurs n’arrivent jamais en prendre en main l’outil, l’objectif n’est clairement pas atteint! N’hésitez donc pas à entendre les avis de vos collègues avant d’opter pour un logiciel d’archivage électronique.
Prenez également en compte le service, le support offert avec le logiciel. Avez-vous quelqu’un a contacter en cas de problème sur le logiciel? Vous offre-t-on la venue d’un technicien pour installer le logiciel et vous aider à découvrir l’outil?
A noter
Il existe aujourd’hui des solutions de gestion de documents spécialement conçues pour être utilisées sur smartphone et tablettes. Un petit plus qui peut être très utile si vos troupes sont très mobiles!
Combien coute un logiciel de GED?
Vous trouverez tous types de tarifs, de la solution gratuite (l’open source est de plus en plus fréquent dans ce domaine), à des solutions très couteuses. Les prix varient souvent en fonction du nombre d’utilisateurs. Comprenez qu’une grande structure avec beaucoup d’employés devra payer le prix fort.
Certaines solutions sont soumises à un abonnement. Bien souvent cela s’accompagne d’un service de maintenance qui peut s’avérer utile.
Parfois, le logiciel est gratuit, mais son installation et la formation sont payant.
Notez également qu’il faut bien souvent prévoir des frais annexes qui correspondent à l’achat du serveur de sauvegarde.
La GED permettra à une société d’accroitre sa productivité et de simplifier le stockage et le partage de ses documents dématérialisés. Opter pour la GED c’est réaliser des économies et avoir une consommation verte et écologique.